节省70%人力,明发集团如何落实问题台账的闭环管理?

发表于:2022-12-08 10:19:58

多人协同的项目中,往往会遇到信息沟通不及时,问题处理没有闭环等问题。问题台账应时而生,问题台账跟踪的目的是及时跟进问题,发现问题,记录问题,从而解决问题。

一、案例背景

明发集团有限公司(下称明发)创始于1994年,是一家以城市运营为核心,以商业地产、住宅地产、酒店经营、产业投资为全产业链支柱产业,并涉及工业、商贸等多项领域的大型现代企业集团。

数字化转型一直是近年来的热门话题,为加大数据体系建设,稳步推进数字化转型战略,运用数据推进全集团数字化建设,为业务发展提供创新动力。明发携手帆软软件进行核心系统的搭建。

随着项目开发的不断推进,双方人员需要进行系统台账的梳理。在梳理过程中,多方对接导致的信息沟通不及时、缺少流程管理等问题频发。在此背景下,明发携手数知鸟,打开了台账管理的新方式。

二、明发之前怎么做台账?

之前,明发与帆软项目开发人员通过「微信群聊」进行问题沟通,有时也会用到「在线文档」,这样的方式存在不少问题:

  1. 群聊沟通问题,容易忽略、遗漏,被消息淹没
  2. 文档工具不一,只能通过链接分享,零散杂乱
  3. 在线文档插入附件不便,关键信息后期追溯难
  4. 缺少流程管理闭环,问题解决后只能口头通知

三、明发如何使用数知鸟做台账?

part.1 统一管理平台,拉通双方人员

统一平台是拉通双方人员的第一步。

明发将数知鸟集成在帆软决策系统中,并将项目相关的双方人员拉进来。一是能够减少多系统并行带来的使用割裂;二是数知鸟的通讯录能够灵活配置,让双方人员都参与进来,并收到需求通知。

明发目前有3个系统项目在对接,在数知鸟上,明发创建了3个「空间」分管不同系统的需求,这样能够实现数据隔离、人员和信息的分开管理。

part.2 问题反馈快捷,形成闭环

数知鸟集成帆软决策系统后,问题反馈入口变得更快捷,用户在决策系统中即可快速反馈问题。

问题在平台统一留存,能够避免信息淹没在群聊中,明发进一步给问题设定了流程,让问题能够快速触达关键责任人。做到及时记录问题,明确责任人,问题可以追究,利于及时反哺项目计划。

另外,「看板」能够统计和分析需求,在需求进行的过程中,方便管理者对需求进行进度跟踪和复盘,快速发现「待超期」、「已超期」的问题。

part.3 在线文档,沟通记录透明

系统建设的过程中,双方沟通需求时常需要在线文档来记录和留存,均确认后,才会整理成纸质版并签字。

数知鸟的「文档」功能刚好对应这个场景,明发与帆软项目开发人员将沟通记录在数知鸟中记录和透明,相关人员在决策系统中能够快速找到文档。避免了文档工具不一,只能通过链接分享,容易被聊天记录淹没的问题。

这样,问题记录有依据,方便事后核实,同时,记录存档在一处,也更利于后续的维护工作。

四、实施成果与后续展望

明发通过数知鸟完成了系统问题台账的闭环管理,能够做到反馈问题快、处理有闭环、后期有追溯,各环节综合节省70%人力。

一方面数知鸟带来问题快捷的反馈入口和方式,能够提升用户问题反馈体验,让用户提需求方便,也更愿意提,进一步促进系统尽善尽美。

另一方面闭环的管理不会遗漏、忽略问题,追溯方便,减少复盘时整合信息的人力。越是在需求多的时候,越能够感受系统管理的好处。

后续,还希望能够将数知鸟的指标管理运用起来,随着系统的不断推广开,报表数量的越来越多,就会更需要指标收口和指标展示,以实现报表界面的快速解读。

在当今多元化的发展前提下,企业数字化转型是必经之路,明发通过与帆软合作项目,打造能够集中体现企业活动状况的、全局的、直观的、可视化的核心系统。通过数知鸟打造问题台账管理闭环,进一步提升系统运维效率。二者结合支撑管理体系的建设和运作,强化企业数据化运营。未来,也将继续携手帆软,拥抱数字时代。

我也要用数知鸟提高数据需求管理效率